Au Burkina Faso où l’Etat est le seul acteur économique qui peut offrir des contrats substantiels, les marchés publics sont devenus un enjeu financier important pour les entreprises. Aussi, pour soumissionner aux marchés publics et les remporter face aux autres concurrents, toute entreprise doit suivre un certain nombre d’étapes pour préparer une offre compétitive.
Pour bien préparer son offre, il faut suivre 4 étapes :
Etape 1 : Préparation de la soumission
C’est une étape essentielle que le candidat au marché public doit aborder avec beaucoup de rigueur car la participation à une procédure de passation des marchés n’est pas un engagement à prendre à la légère. Une entreprise qui veut participer à une procédure de passation des marchés, doit d’abord retirer le dossier, objet de la mise en concurrence et prendre toutes les dispositions nécessaires pour maitriser le contenu du dossier. Pour ce faire, elle pourrait s’attacher les services d’un expert en la matière pour l’assister en cas de besoin.
Il faut surtout attacher une attention particulière aux instructions aux candidats (IC), aux données particulières, aux différents formulaires à utiliser et aux cahiers de charge. Il faut lire aussi attentivement les conditions techniques de service (bordereau des quantités, calendrier de livraison, cahier de clauses techniques, plans, inspections et essais et termes de références ou TDR).
Dès ce stade, la PME doit s’aviser qu’elle détient les documents financiers (attestation de capacité financière, ligne de crédit, etc.), les pièces administratives datées de moins de 3 mois, la garantie de soumission et le personnel spécialisé. Si possible, elle doit participer à la réunion préparatoire ou à la visite de site quand cela est prévu dans le dossier en cas de marchés de travaux.
Il ne faut pas hésiter à demander par écrit des éclaircissements ou des informations complémentaires. De même, une attention particulière doit être portée à la date et à l’heure d’ouverture des plis, au délai de validité des offres et au montant de la garantie de soumission.
Etape 2 : Formulation de la soumission
Après avoir pris connaissance du dossier de candidature, si une PME décide de postuler à un marché public, elle doit s’organiser avec son personnel, avec l’appui d’un spécialiste du domaine, pour formuler une offre. La formulation de l’offre doit être en fonction des critères spécifiés dans le Dossier d’appel d’offre (DAO) en utilisant les formulaires prévus à cet effet.
Pour formuler une bonne offre, il faut maîtriser les dépenses couvertes par le prix d’un marché, les différentes formes et la nature de prix ainsi que les mécanismes de variation de prix. Il faut aussi prêter une attention aux travaux de finalisation en classant chaque dossier de la soumission suivant l’ordre du DAO, du Dossier de demande de prix (DDP) ou du Dossier de demande de propositions (DPRO).
Avant de vérifier que son offre est au nombre de copies indiqué dans les données particulières, la PME doit s’assurer que celle-ci est signée et ses différentes parties paraphées. Il faut aussi respecter le principe de la double enveloppe.
Etape 3 : Contrôle et dépôt de l’offre
Avant le dépôt de la soumission, la PME doit procéder à une vérification des éléments essentiels de son dossier afin de s’assurer que rien n’a été oublié. Il faut veiller à déposer les offres à l’adresse indiquée dans les données particulières et au plus tard à la date et à l’heure spécifiées.
Il faut noter qu’une PME a la possibilité de retirer, remplacer ou modifier son offre après l’avoir déposée, par voie de notification écrite conformément aux dispositions des instructions aux candidats.
Etape 4 : Suivi des offres ou des propositions
Après avoir déposé sa soumission, il est fortement recommandé aux candidats à un marché public d’assister ou de se faire représenter à la séance d’ouverture des plis et de veiller à ce que toutes les obligations réglementaires y soient respectées notamment ce qui est de la tenue d’un registre de présence.
Il est conseillé tout au long de la période d’évaluation des soumissions par la commission d’attribution des marchés (CAM) de rester à l’écoute de l’Autorité contractante (AC) pour lui fournir toute information complémentaire qu’elle aura besoin. Cependant, il ne faut surtout pas prendre l’initiative de prendre contact avec l’AC ou même essayer de rentrer en contact avec elle.
Pour avoir les résultats de l’évaluation des soumissions, la PME doit consulter les résultats dans le quotidien « Revue des marchés publiques ». Il peut être téléchargé sur les sites web du Ministère de l’économie, des finances et de la prospective et de la Direction générale des marchés publics et des engagements financiers respectivement aux adresses www.finances.gov.bf et www.dgcmef.gov.bf.
Après avoir connu les résultats, si une PME estime que le processus d’évaluation et les résultats communiqués ont violé la réglementation en matière de marchés publics, elle peut saisir par écrit l’AC ou l’Organe de régulation des différends (ORD) de l’Autorité de régulation de la commande publique (ARCOP) dans les délais prévus.
Moussa Wandaogo /Ouaganews.net
Source : ARCOP